Ciągła akcja w magazynie

Sebastian Śliwieński

Firma Action zajmuje się dystrybucją sprzętu IT ponad 250 producentów, oferując 16.500 produktów. Wśród partnerów firmy znajduje się większość wiodących marek komputerowych. Spółka kieruje swoją ofertę do niezależnych sprzedawców (resellerów, w tym sklepów internetowych), klientów korporacyjnych oraz sektora MSP. Action obsługuje 8000 klientów miesięcznie.
- Obsługa logistyczna zamówień klientów w pewnym momencie rozwoju firmy wymagała coraz ściślejszej współpracy z doświadczonym partnerem logistycznym - mówi Piotr Świętochowski, Logistics Manager Action. - Tę cechę posiada UPS. Co ważne, ma możliwość elastycznego dopasowania istniejących już rozwiązań do naszych potrzeb.
W 2002 roku obie firmy rozpoczęły współpracę. Dwa lata później, kiedy Action uruchomiło system zamówień online, musiało rozbudować centrum dystrybucyjne, dzięki czemu obecnie posiada bazę 42.000 klientów, a obsługa logistyczna to aż ponad 1.400.000 paczek rocznie.
- Nasz rekord pracy z Action to 10 tirów z przesyłkami w ciągu jednego dnia. Taką wydajność magazynową i dystrybucyjną można osiągnąć wyłącznie dzięki perfekcyjnie zsynchronizowanym narzędziom klienta i operatora logistycznego. Rosnące potrzeby Action stymulowały rozwój naszych usług - ocenia Piotr Sitarek, Dyrektor Generalny UPS Polska.

Na początku współpracy UPS zaproponował Action zastosowanie programu ułatwiającego przygotowanie wysyłek UPS WorldShip. To zaawansowana technologicznie, ale prosta w obsłudze aplikacja, zintegrowana z bazą danych klienta, która ułatwia przygotowanie wysyłki i zarządzanie całym procesem. Program WorldShip pozwala na drukowanie dowodów nadania i korzystanie z książek adresowych.

Jak przyspieszyć przygotowanie przesyłki?

Wraz z rosnąca liczbą zamówień należało przyspieszyć przygotowanie przesyłki. Dlatego w magazynie Action wprowadzono jeden z najnowocześniejszych systemów kompletowania i pakowania przesyłek. Kolejny etapem stała się integracja dwóch narzędzi: systemu przyjmującego zamówienia i narzędzia do przygotowania dużej ilości wysyłek (drukującego listy przewozowe według standardów UPS). Chodziło o automatyczną transmisję danych z jednego systemu do drugiego.

Dzięki wspólnie wdrożonemu narzędziu - PLD 0200 - informacja trafiająca do systemu Action w momencie zamówienia jest dostosowywana do programu wysyłkowego. PLD 0200, to jedna z najnowocześniejszych aplikacji UPS, która wspiera generowanie i druk etykiet adresowych, wysyłkę towarów oraz umożliwia wysyłanie zbiorczej informacji o zrealizowanych przesyłkach.
- Sam program do drukowania etykiet był niewystarczający przy tak dużej liczbie przesyłek, ręczne wprowadzenie danych bardzo spowolniłoby cały proces. Taka synchronizacja systemów to przede wszystkim większa wydajność, efektywność i minimalizowanie błędów – mówi Piotr Sitarek z UPS Polska.

Po potwierdzeniu transakcji do magazynu Action zostaje wysyłana informacja o zamówieniu. Jest ona naklejana w postaci specjalnego kodu na kartonie, w którym znajdzie się cała przesyłka. Karton jest ważony. Potem, dzięki specjalnym systemom taśm, zamówienie jest kompletowane.

Kiedy system generuje kod zamówienia, automatyczny sygnał idzie też do systemu UPS, który w końcowym etapie magazynowym, po zamknięciu kartonu, drukuje odpowiednią etykietę przewozową. Etykieta jest drukowana na końcu, gdyż w ostatniej fazie cała przesyłka jest jeszcze raz ważona - wtedy ta ostatnia niezbędna do przygotowania wysyłki informacja trafia do systemu, skaner odczytuje kod i list przewozowy może być wydrukowany.

Wysyłka z UPS

Tysiące gotowych do wysłania paczek z etykietami przewozowymi trafia do samochodów UPS. Do godziny 20 pojawia się czasem nawet 6 tirów, które odbierają przesyłki z Action. Część z nich jedzie do centrum logistycznego UPS, które znajduje się w Łazach pod Warszawą. Tam przesyłki są sortowane i ponownie załadowywane na samochody, aby tego samego wieczoru ruszyć w dalszą trasę. Nie wszystkie przesyłki trafiają jednak do sortowni UPS.
- Aby jeszcze bardziej zoptymalizować proces wysyłki, przygotowujemy często transport dedykowany, na przykład cały samochód dostawczy UPS z przesyłkami do Katowic (jeden z kluczowych kierunków Action), który wyrusza codziennie około godziny 2:30 w nocy z magazynu Action na Śląsk - mówi Piotr Sitarek.
- Dedykowany transport daje nam przede wszystkim dłuższy czas na przyjmowanie i kompletowanie zamówień oraz skraca czas dostawy. Klient może zamówić produkt nawet po godzinie 18 i już następnego dnia o godzinie 9 mieć go na biurku - dodaje Piotr Świętochowski z Action.
Wprowadzone przez UPS narzędzie - PLD 0200 - umożliwia również wysyłanie zbiorczej informacji o zrealizowanych przesyłkach.
- Wszystko, co jest wysyłane z Action, jest transmitowane do systemu UPS elektronicznie – bez konieczności przekazywania tego na papierze - tłumaczy Piotr Sitarek. Takie wprowadzenie danych umożliwia pełną widoczność przesyłek w systemach monitorowania UPS, takich jak: Quantum View Manage, Quantum View Data, Quantum View Notify oraz UPS Tracking. Dzięki temu Action ma wiedzę na temat tego, gdzie znajduje się konkretna przesyłka po tym, jak opuściła magazyn.

Nowoczesny magazyn

Magazyn Action S.A. w Zamieniu jest jednym z najnowocześniejszych centrów logistycznych w Europie (więcej informacji o zastosowanych tam technologiach – znajdziesz w ramkach). Po rozbudowie - przy zachowaniu tego samego poziomu zatrudnienia - maksymalna wydajność nowego magazynu spółki zwiększyła się trzykrotnie, z obsługi 15 tysięcy paczek do 45 tysięcy dziennie. Wszystko to jest możliwe dzięki zastosowaniu innowacyjnych rozwiązań logistycznych.
Szybki sorter (około 5 tysięcy paczek na godzinę) rozdzielający paczki na poszczególnych przewoźników, nowoczesne urządzenia formujące czy automaty drukujące i wrzucające do paczek wszelkie dokumenty w postaci faktur, to tylko niektóre rozwiązania zastosowane w ramach modernizacji magazynu.

Dużym unowocześnieniem w nowym magazynie są automaty komisjonujące, które bez udziału człowieka rozdzielają towary na poszczególne zamówienia. Każdy o możliwości poboru co najmniej 1500 zleceń na godzinę. Poza tym zostały wprowadzone stacje kompletacji ręcznej, wyposażone w systemy elektroniczne, wspomagające proces przygotowania artykułów do wysyłki. Zwiększenie ilości miejsc kompletacyjnych umożliwi również zwiększenie asortymentu o prawie 70 procent. Generalnym wykonawcą projektu jest firma SSI SCHÄFER.

Zarządzanie logistyką zwrotną

Dla Action istotne są również usługi posprzedażowe. Współpraca z UPS zagwarantowała taką usługę dodaną, czyli UPS Returns. To zarządzanie logistyką zwrotną, czyli sprowadzanie paczek od klientów, na przykład towarów zamówionych przez Internet, produktów odsyłanych w celu naprawy gwarancyjnej lub części do recyklingu i ponownego użytku. Dla dużych przedsiębiorstw, takich jak Action, dobra polityka dotycząca zwrotów jest kluczowa dla budowania relacji z klientami. Dzięki tej usłudze towary mogą wrócić równie łatwo, jak zostały wysłane.

Usługa UPS Returns obejmuje funkcje pakowania i etykietowania, co zwiększa efektywność tych procesów, z jednoczesną możliwością monitorowania czasu dostawy i lokalizacji tych przesyłek na trasie. Wszystko dzięki specjalnej aplikacji do generowania zwrotów, która została zbudowana w internetowym systemie obsługi klienta Action zwanym i-Service, z wykorzystaniem narzędzi UPS XML Online Tools. Dzięki narzędziu XML Online Shipping można tworzyć zamówienia typu Returns, wypełniając prosty formularz, który jest integralną częścią i-Service. Klient Action, po zalogowaniu się do systemu, uzupełnia tylko informacje o ilości paczek i wadze przesyłki (reszta danych pobierana jest z i-Service) i zatwierdza zlecenie. W tym momencie informacje trafiają już do serwerów UPS, a następnie do odpowiedniego oddziału UPS – tego, który powinien podjąć przesyłkę.

Następnego dnia rano kurier otrzymuje wydrukowaną etykietę adresową (adres nadawcy to adres firmy zlecającej, a odbiorca to Action) i udaje się po przesyłkę zwrotną.
- Cały ten proces odbywa się w sposób praktycznie bezobsługowy, bez dzwonienia, zlecania i wzywania kuriera. To gwarancja bezbłędnej i szybkiej obsługi posprzedażowej - komentuje Piotr Sitarek. Dodatkowo w systemie i-Service wykorzystano narzędzie XML Online Tracking do monitorowania statusów przesyłek typu Returns.
- Mamy wiedzę o wszystkich przesyłkach, zarówno tych, które już dotarły do Action, jak i tych niepodjętych na przykład z powodu nieobecności klienta - dodaje Piotr Świętochowski.

Taka zwrotna przesyłka jest za pomocą odpowiednich numerów referencyjnych i kodów zintegrowana z wewnętrznym systemem księgowym, magazynowym oraz obsługą klienta. Zapewnia to informacje i czas potrzebny do zarządzania zapasami Action.

Tekst pochodzi z „Nowoczesnego Magazynu” (nr 6/2009; wydanie: grudzień2009/styczeń2010).

Partnerzy

• Grupa ACTION S.A. jest jednym z największych dystrybutorów oraz producentów sprzętu komputerowego w Polsce (około 20-procentowy udział w rynku). ACTION rozwija projekty e – commerce. Jest właścicielem m.in. sklepów internetowych A.pl oraz gram.pl. Od 2006 roku Spółka jest notowana na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie. ACTION dystrybuuje produkty największych dostawców na świecie, jest również producentem sprzętu IT pod własnymi markami Actina i ActiveJet (między innymi komputery stacjonarne, monitory, serwery, zasilacze).
• UPS jest największą na świecie firmą dystrybucji paczek i światowym liderem w dziedzinie rozwiązań dla łańcucha dostaw, oferującym szeroki wachlarz możliwości synchronizacji przepływu towarów, informacji i pieniędzy. UPS doręcza dziennie 15,5 miliona paczek do ponad 200 krajów i terytoriów na całym świecie. Przychody za 2008 rok wyniosły 51,5 miliarda dolarów, przy całkowitym rocznym wolumenie 3,9 miliardów paczek i dokumentów. UPS rozpoczął działalność w Europie w 1976 roku od obsługi lokalnego rynku w Niemczech, w Polsce - w 1992 roku.

Magazynowe technologie
Magazyn Action S.A. w Zamieniu jest jednym z najnowocześniejszych centrów logistycznych w Europie.

• Pick by light - jedna z najprostszych i najbardziej niezawodnych technologii kompletacji zamówień; kontrola uzupełniania stanów magazynowych; wsparcie procesu inwentaryzacji; wydajność pracownika szacowana na około 300 linii na roboczogodzinę; 2544 lokacji magazynowych
• A – FRAME - kompletacja zamówień składających się z wielu indeksów w pojedynczych ilościach; duża szybkość kompletacji – do 1200 pobrań na godzinę; bardzo wysoki współczynnik wykorzystania powierzchni magazynowej w porównaniu do tradycyjnych regałów’ wysoka jakość komplementacji; automatyczny proces kompletacji, możliwość składowania i kompletacji do około 770 indeksów.
• Multi Light - zasada działania taka sama jak w przypadku Pick by Light; część regałów przepływowych zastąpiona regałami statycznymi; 1200 lokacji w regałach przepływowych; możliwość składowania do 10000 indeksów w regałach statycznych; wydajność pracownika szacowana na około 250 linii na roboczogodzinę.
• Shuttle XP na minimalnej zabudowanej powierzchni wykorzystuje maksymalną wysokość: zwiększenie powierzchni magazynowej; mały dystans dla wysoce zagęszczonego składowania z minimalnymi odległościami; zwiększenie wydajności; duża prędkość jazdy dla zapewnienia wysokiej wydajności wydawania; kontrola wysokości układanego towaru; wysoki poziom bezpieczeństwa pracy i składowania towarów; strefa przeznaczona do składowania i kompletacji towarów najwolniej rotujących; możliwość składowania około 4000 indeksów.
  

do góry | powrót